Введение Национальной системы электронных счетов-фактур преследует две основные цели – ужесточение налоговой системы в Польше и улучшение оборота счетов-фактур в бизнесе. Для того чтобы предприниматели и бухгалтерии действительно почувствовали пользу от этих изменений, им необходимо как следует к ним подготовиться. Именно поэтому на первом этапе KSeF является добровольным инструментом, и только с 1 июля 2024 г. он станет обязательным для активных налогоплательщиков НДС, а с 1 января 2025 г. – для налогоплательщиков неналоговых платежей. Давайте разберемся, как должно проходить внедрение КСЭФ в бухгалтерии, чтобы улучшить вашу работу и взаимодействие с клиентами.

Внедрение КСЭФ и права бухгалтерии

Приступая к работе с Национальной системой электронных счетов-фактур, особое внимание следует уделить вопросу авторизации. Это самый важный аспект, который делает возможным использование KSeF.

В соответствии со статьей 2(1) Регламента Министра финансов по использованию Национальной системы электронных счетов различают следующие виды разрешений:

  • предоставление, изменение или отзыв прав на использование Национальной системы электронных счетов-фактур – это право так называемого управления в KSeF “пользователями” в данной компании;
  • выставление структурированных счетов-фактур или доступ к ним – это полномочия, позволяющие управлять или проверять продажи в данной компании (в случае предоставления только возможности доступа к счетам-фактурам, т.е. загрузки счетов-фактур на продажу и покупку из KSeF);
  • выставление структурированных счетов-фактур в рамках самоинвойсинга – это разрешение, позволяющее управлять продажами в данной компании в рамках самоинвойсинга.

Важно отметить, что индивидуальный предприниматель обладает так называемыми правами собственника, т.е., не совершая дополнительных действий, он имеет самые широкие права в KSeF для своей компании. Он может войти в KSeF, авторизовавшись доверенной подписью (ePUAP) или квалифицированной электронной подписью, и использовать KSeF, а также управлять правами других субъектов своей компании.

Если налогоплательщиком является не физическое лицо, а, например, общество с ограниченной ответственностью, имеющее электронную квалифицированную печать, содержащую ИНН, то оно может использовать КСЭФ на основании своих первоначальных прав собственности без подачи дополнительных уведомлений в налоговую инспекцию. Если у организации нет такой печати, то для возможности использования KSeF в налоговую инспекцию необходимо подать уведомление ZAW-FA с указанием физического лица, уполномоченного использовать KSeF от имени компании.

Вопросы и ответы по KSeF – интервью в Минфине

Сомнения по поводу делегирования полномочий по выставлению и доступу к структурированным счетам-фактурам бухгалтерии или конкретным сотрудникам бухгалтерии были разъяснены в вопросе-ответе Минфина.

Вопрос 1: если счета-фактуры выставляются от моего имени бухгалтерией, должен ли я каждый раз уполномочивать отдельных сотрудников этой бухгалтерии на выставление счетов-фактур?

Ответ: в КСЭФ предусмотрена возможность указания налогоплательщиком организации, уполномоченной выставлять счета-фактуры, например, бухгалтерии. В этом случае счета-фактуры налогоплательщика могут выставлять физические лица, уполномоченные выставлять счета-фактуры от имени этой организации, т.е. сотрудники этой организации.

Вопрос 2: могу ли я указать в качестве лиц, уполномоченных выставлять счета-фактуры от моего имени, лиц, не являющихся сотрудниками моей компании, например, непосредственно сотрудников бухгалтерии, или же я должен указывать именно бухгалтерию?

Ответ: в соответствии с KSeF у налогоплательщика есть выбор: либо непосредственно самому предоставлять полномочия конкретным лицам, в том числе не входящим в его организацию, либо указать организацию, уполномоченную выставлять и/или получать счета-фактуры, и разрешить косвенное делегирование.