Outsourcing usług księgowych stał się popularnym rozwiązaniem dla wielu firm, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw. Zlecanie funkcji księgowych zewnętrznym specjalistom pozwala skupić się na podstawowych zadaniach i obniżyć koszty. Outsourcing księgowości ma swoje plusy i minusy, które należy wziąć pod uwagę.

Czym jest outsourcing księgowości?

Outsourcing to przekazanie przez firmę swoich funkcji i zadań księgowych freelancerowi lub zespołowi. Jest to przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych, przygotowywania i składania sprawozdań finansowych i podatkowych oraz innych powiązanych zadań profesjonalnym księgowym. Takie podejście pozwala firmom pracować bez pełnoetatowego księgowego, obniżyć koszty i zminimalizować ryzyko związane ze zmianami w przepisach i podatkach.

Outsourcing księgowości może być realizowany na kilka sposobów. W zależności od liczby usług świadczonych przez niezależnych specjalistów i ich zaangażowania w procesy firmy, outsourcing można podzielić na trzy rodzaje:

  • СП Doradztwo. Firma zwraca się do specjalistów po doradztwo w zakresie obsługi różnych operacji księgowych, obliczania podatków czy składania deklaracji. Jest to współpraca epizodyczna, realizowana tylko w razie potrzeby.
  • Częściowy outsourcing. W tym przypadku zewnętrzny specjalista podejmuje się tylko części funkcji. Na przykład można mu powierzyć prowadzenie księgowości, a przetwarzanie bieżących operacji powierzyć pracownikom.
  • Pełny outsourcing. Firma przekazuje cały zakres zadań księgowych zewnętrznemu specjaliście. Jest to stała, długoterminowa współpraca.

Księgowi korzystający z outsourcingu wykonują następujące funkcje:

  • naliczanie płac;
  • zarządzanie personelem;
  • przetwarzanie podstawowej dokumentacji i transakcji gotówkowych;
  • prowadzenie raportów zaliczkowych i rozliczeń z kontrahentami;
  • rozliczanie operacji eksportowo-importowych.

Zalety outsourcingu księgowości

Outsourcing księgowości ma szereg zalet. Główne zalety takich usług to:

  • Redukcja kosztów, oszczędność na personelu. Nie ma potrzeby zatrudniania i szkolenia księgowych, opłacania ich urlopów i zwolnień lekarskich.
  • Redukcja kosztów infrastruktury. Nie trzeba wyposażać miejsca pracy, kupować oprogramowania i płacić za aktualizacje.
  • Profesjonalizm i doświadczenie, wysoki poziom kompetencji. Agencje outsourcingowe zatrudniają wysoko wykwalifikowanych pracowników, którzy stale aktualizują swoją wiedzę z zakresu księgowości i podatków.
  • Doświadczenie w różnych branżach. Firmy outsourcingowe współpracują z wieloma klientami z różnych branż, co pozwala im szybko dostosować się do specyfiki konkretnego przypadku.
  • Minimalizacja błędów. Profesjonalni księgowi pracujący w wyspecjalizowanych agencjach są świadomi wszystkich zmian w przepisach – pozwala im to uniknąć grzywien i kar.
  • Podział odpowiedzialności. Firmy outsourcingowe często odpowiadają finansowo za błędy swoich pracowników, co zmniejsza ryzyko.
  • Koncentracja na kluczowych zadaniach. Outsourcing księgowości pozwala kierownictwu i pracownikom skupić się na rozwoju biznesu i zadaniach strategicznych.
  • Elastyczność i skalowalność. Outsourcing umożliwia szybkie dostosowanie funkcji księgowych do bieżących potrzeb biznesowych bez konieczności zatrudniania lub zwalniania pracowników.
  • Dostęp do najnowszych technologii. Firmy outsourcingowe zazwyczaj korzystają z zaawansowanego oprogramowania i technologii, aby zautomatyzować i zoptymalizować wiele procesów.

Wady outsourcingu księgowości

Oprócz oczywistych zalet, istnieją wady outsourcingu księgowości do zewnętrznego personelu. Wady te można podzielić na następujące kategorie:

  • Utrata kontroli i mniejsze zaangażowanie. Zewnętrzni specjaliści nie zawsze rozumieją wszystkie niuanse biznesu i mogą nie zwracać należytej uwagi na szczegóły.
  • Możliwość wycieku informacji. Przekazywanie danych finansowych osobom trzecim zawsze wiąże się z ryzykiem wycieku poufnych informacji.
  • Zależność od zewnętrznego wykonawcy. W przypadku problemów, które wymagają pilnego rozwiązania, szybkość reakcji firmy outsourcingowej może być wolniejsza niż w przypadku wewnętrznego księgowego.
  • Ryzyko utraty kontrahenta. Jeśli firma świadcząca usługi kadrowe zakończy działalność lub zdecyduje się zakończyć współpracę z konkretną firmą, konieczne będzie natychmiastowe znalezienie zastępstwa.
  • Problemy z komunikacją. Podczas pracy z zewnętrznymi specjalistami, zespół może mieć problemy z komunikacją, zwłaszcza jeśli agencja outsourcingowa znajduje się w innym mieście.
  • Brak indywidualnego podejścia. Zewnętrzni specjaliści mogą nie znać specyfiki i potrzeb firmy, co może prowadzić do nieporozumień i błędów.
  • Koszt usług. Dla małych firm usługi wysokiej jakości firm outsourcingowych są często drogie i nie zawsze się opłacają.
  • Ukryte koszty. Czasami koszt usług może obejmować ukryte opłaty za dodatkowe usługi lub nieoczekiwane koszty.

Outsourcing jest potężnym narzędziem do optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów, zwłaszcza dla MŚP. Zapewnia dostęp do profesjonalnej wiedzy i zaawansowanej technologii, uwalniając czas i zasoby na rozwój biznesu. Decyzję o outsourcingu księgowości należy jednak dokładnie rozważyć, biorąc pod uwagę wszystkie możliwe ryzyka oraz specyfikę firmy, jej cechy, budżet i liczbę pracowników.