W księgowości istnieje wiele wyspecjalizowanych obszarów, z których każdy odpowiada za odrębne aspekty prowadzenia sprawozdań finansowych firmy. Praca z dokumentacją podstawową jest zadaniem dla wąskiego specjalisty.

Zastanówmy się, co obejmuje to stanowisko, czym zajmuje się księgowy do dokumentów pierwotnych, jakich narzędzi używa, aby skutecznie wykonywać swoje zadania.

Stanowisko księgowego do dokumentów pierwotnych i jego cechy

Księgowy do dokumentów pierwotnych to specjalista, który zajmuje się przetwarzaniem i kontrolowaniem podstawowej dokumentacji firmy. Dokumentacja pierwotna — są to dokumenty, które rejestrują operacje biznesowe na początkowym etapie — w momencie ich wystąpienia. Mogą to być faktury, rachunki, listy przewozowe, akty wykonania pracy, zamówienia gotówkowe, czeki towarowe i inne dokumenty potwierdzające transakcje finansowe.

Specyfika pracy księgowego nad dokumentami pierwotnymi polega na tym, że nie tylko gromadzi i przetwarza dokumenty, ale także kontroluje ich zgodność z normami prawnymi i wewnętrznymi zasadami firmy. Jest to ważne i odpowiedzialne stanowisko, ponieważ wszelkie błędy w dokumentacji pierwotnej mogą prowadzić do poważnych konsekwencji od naruszenia przepisów podatkowych po straty finansowe dla firmy.

Obowiązki księgowego w zakresie dokumentacji pierwotnych

Praca księgowy do dokumentów pierwotnych obejmuje szeroki zakres zadań związanych z przetwarzaniem dokumentów finansowych. Główne obowiązki takiego specjalisty można podzielić na kilka kluczowych obszarów:

  1. Przetwarzanie dokumentacji pierwotnej. Księgowy otrzymuje z różnych działów i oddziałów firmy dokumenty potwierdzające wykonane operacje. Jest odpowiedzialny za ich rejestrację, księgowanie i prawidłowe wykonanie. Zajmuje się przyjmowaniem i weryfikacją faktur, rachunków, zaświadczeń o wykonanych pracach. Pracownik kontroluje poprawność dokumentów — obecność podpisów, pieczęci, poprawność wypełnienia wszystkich obowiązkowych pól. Prowadzi ewidencję dokumentów przychodzących i wychodzących w specjalnych dziennikach lub programach księgowych.
  2. Kontrola poprawności obliczeń. Księgowy sprawdza poprawność obliczeń wskazanych w dokumentach. Może to obejmować sprawdzenie kwot, podatku VAT, rabatów i narzutów, a także sprawdzenie zgodności z warunkami umowy. Błędy w obliczeniach mogą prowadzić do niedopłat lub nadpłat, co jest szczególnie ważne w kontaktach z kontrahentami i organami podatkowymi.
  3. Archiwizacja dokumentów. Ważną częścią pracy księgowego jest organizacja przechowywania i archiwizacji wszystkich dokumentów. Jest on odpowiedzialny za zapewnienie, że cała dokumentacja jest odpowiednio zorganizowana i można ją łatwo znaleźć w razie potrzeby. Podstawowe dokumenty mogą być wymagane w dowolnym momencie na potrzeby audytów lub organów podatkowych, więc ich prawidłowe przechowywanie jest kluczem do bezpieczeństwa firmy.
  4. Przygotowywanie raportów. Chociaż księgowy do dokumentów pierwotnych nie zawsze zajmuje się pełną sprawozdawczością finansową firmy, jego praca ma bezpośredni wpływ na jakość danych sprawozdawczych. Przekazuje on przetworzone dokumenty starszemu księgowemu lub głównemu księgowemu w celu dalszego przygotowania raportów.
  5. Interakcja z kontrahentami i działami wewnętrznymi. Specjalista ściśle współpracuje z innymi pracownikami firmy i kontrahentami. Jest odpowiedzialny za prawidłowe i terminowe otrzymywanie dokumentów, a także za żądanie korekt w przypadku brakujących lub niespójnych informacji. Księgowy musi dbać o relacje biznesowe i korespondencję z partnerami, aby na czas korygować ewentualne błędy i pomyłki.

Jakie narzędzia pomogą mu skutecznie wypełniać swoje obowiązki?

Nowoczesna księgowość nie jest już możliwa bez wykorzystania zautomatyzowanych systemów i programów, które ułatwiają pracę z podstawową dokumentacją. Wraz z rozwojem technologii zadania księgowego stają się coraz łatwiejsze, ale wymagają specjalistycznej wiedzy i umiejętności pracy z nowoczesnymi narzędziami.

Głównym narzędziem księgowego do dokumentów pierwotnych jest oprogramowanie księgowe. Programy takie jak Symfonia, Enova 365, SAP, Oracle pozwalają zautomatyzować procesy księgowe i przetwarzanie podstawowej dokumentacji. Programy te posiadają moduły funkcjonalne do księgowania dokumentów, obliczeń i generowania raportów.

Wiele firm przechodzi na elektroniczne zarządzanie dokumentami, co upraszcza interakcję z kontrahentami i przyspiesza proces przekazywania dokumentów. Zamiast papierowych faktur, księgowy otrzymuje ich elektroniczne wersje, które są automatycznie integrowane z systemami księgowymi. Zmniejsza to ilość papierkowej roboty i sprawia, że proces obiegu dokumentów jest bardziej przejrzysty i możliwy do kontrolowania.

Rozwiązania chmurowe, takie jak Google Drive, Microsoft OneDrive czy wyspecjalizowane chmury korporacyjne, pozwalają księgowemu na wygodne i bezpieczne przechowywanie niezbędnej dokumentacji. Dostęp do takich danych można uzyskać z dowolnego urządzenia, co znacznie upraszcza zadania, zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej.